Automatisierung · E-Mail
Eine Automatisierungssoftware auf Ihrem eigenen V-Server prüft regelmäßig das E-Mail-Postfach per IMAP, liest neue Nachrichten aus, erkennt anhand von Absender, Betreff, Inhalt oder Anhängen die passende Kategorie und verschiebt die E-Mail danach automatisch in den richtigen Ordner — wie „Patienten", „Lieferanten" oder „Fremdlabor".
Schritt für Schritt
Sobald eine neue E-Mail eingeht, verbindet sich die Automatisierungssoftware mit Ihrem Mailkonto über IMAP — genau über die Technik, mit der auch Outlook oder andere Mailprogramme Ordner und Nachrichten auf dem Server verwalten. IMAP kann E-Mails nicht nur lesen, sondern auch durchsuchen, als gelesen markieren und in andere Ordner verschieben.
Die Software prüft festgelegte Merkmale der Nachricht: den Absender, bestimmte Wörter im Betreff, typische Inhalte im Text oder ob ein Anhang vorhanden ist. Solche Regeln lassen sich in Automatisierungsplattformen als Workflow hinterlegen — etwa nach dem Muster: „Wenn Absender = Labor, dann in Ordner Fremdlabor verschieben."
Sobald eine Regel greift, verschiebt die Software die E-Mail in den passenden Ordner — zum Beispiel „Patienten", „Lieferanten" oder „Fremdlabor". Der Posteingang bleibt übersichtlich, ohne dass jemand manuell sortieren muss.
Man kann es sich wie eine digitale Poststelle vorstellen: Jede eingehende E-Mail landet zuerst im Eingang, danach schaut ein virtueller Assistent auf dem Server nach, von wem sie kommt und worum es geht. Anschließend legt er sie automatisch in den passenden Ablagekorb — damit im Posteingang weniger Handarbeit anfällt.